Administrasi Perkantoran: Definisi, fungsi, tujuan, ruang lingkup serta pembahasan lengkapnya

Definisi Administrasi Perkantoran

Secara umum, definisi administrasi perkantoran adalah sejumlah kegiatan rutin yang dijalankan oleh organisasi tertentu, kegiatan tersebut mencakup bagaimana data dan informasi diolah menjadi suatu acuan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Apabila kita melihatnya dari sisi definisi etimologis maka definisi administrasi perkantoran merupakan istilah yang diambil dari bahasa latin yaitu “Ad” atau intensif dan “Ministrare” atau membantu, melayani dan sebagainya.

Mari kita lihat pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit dan luas dibawah ini. Pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit yaitu kegiatan yang menekankan pada hal-hal yang bersifat lebih teknis dan memiliki sejumlah peranan tertentu didalamnya.

Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti luas yaitu kegiatan yang meliputi berbagai macam hal yang masih berkaitan dengan ruang lingkup kantor dan tata usaha. Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan perencanaan, pengarahan, penyelenggaraan, mengorganisir serta mengawasi.

Baca juga: Analisis Data: Definisi, tujuan, jenis-jenis serta prosedur dan pembahasan lengkap

Definisi Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Berikut adalah definisi administrasi perkantoran yang pernah dijelaskan oleh beberapa para ahli, antara lain:

1. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Definisi administrasi perkantoran menurut pendapat Edwin Robinson dan William Leffingwell merupakan turunan dari sebuah ilmu dan seni manajemen. Manajemen yang dimaksud adalah manajemen yang memiliki hubungan dengan suatu operasional tugas kantor.

2. George Terry
Definisi administrasi perkantoran menurut pendapat George Terry adalah berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian terhadap pekerjaan yang berada di wilayah kantor serta menjadikannya sebagai motivasi sehingga mereka dapat mewujudkan tujuan yang telah ditentukan.

3. Suparjati
Definisi administrasi perkantoran menurut pendapat Suparjati adalah sebuah proses yang melibatkan sejumlah orang untuk melakukan kerjasama dalam wilayah kantor agar tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dapat diwujudkan.

4. Arthur Granger
Menurut pendapat beliau, administrasi perkantoran berfungsi sebagai tata pelaksana antara komunikasi dan pelayanan.

5. William Spriegel dan Ernest Daview
Definisi administrasi perkantoran menurut pendapat William Spriegel dan Ernest Daview adalah pemberian yang mengacu pada hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional seperti halnya transportasi, manufaktur, produksi, pengelolaan gudang serta pemasaran.

Baca juga: Manajemen: Definisi, fungsi, tujuan, unsur, jenis-jenis dan pembahasan lengkap

Tujuan Administrasi Perkantoran

Dari penjelasan sebelumnya kita tahu bahwa tujuan umum dari adanya administrasi perkantoran ini adalah untuk memperoleh tujuan secara efektif dan se-efisien mungkin. Selain itu, tujuan-tujuan lainnya dapat kita lihat dibawah ini:

• Memenuhi syarat dari segi teknis, yaitu hal-hal yang memiliki sejumlah manfaat serta daya guna tertentu.
• Memenuhi syarat dari segi ekonomis, yaitu harga yang telah sesuai dengan yang seharusnya.

• Memenuhi syarat dari segi psikologis, yaitu memberikan kepuasan.
• Memberikan informasi lengkap sehingga segala tugas organisasi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

• Mengawasi segala kegiatan yang dilakukan didalam wilayah kantor seperti standar kualitas, deadline, prosedur dan lain sebagainya.
• Untuk membuat kebijakan.

• Untuk dapat mengevaluasi kinerja yang dimiliki oleh para karyawannya.
• Memberikan pelatihan terhadap para karyawannya.

• Untuk membuat laporan yang berkaitan dengan kegiatan produksi, pengiriman dan lain-lain.
• Menyelenggarakan kegiatan perekrutan anggota karyawan baru.
• Untuk menjalin komunikasi yang efektif antara pimpinan dengan pegawai

Baca juga: Administrasi  Publik: Definisi, fungsi, tujuan beserta pembahasan lengkap

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Dari penjelasan diatas kita dapat mengetahui bahwa tugas dari seorang administrator itu memiliki banyak tanggung jawab yang besar seperti sarana dan prasarana, mengawasi para karyawannya dan lain sebagainya.

Mari kita simak hal-hal apa saja yang menjadi ruang lingkup dari administrasi perkantoran ini.
1. Kegiatan kantor yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
2. Sarana atau fasilitas kantor yang meliputi lokasi kantor itu sendiri, gedung, alat-alatnya, interior serta mesin-mesin yang dibutuhkan untuk kantor.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Terdapat 5 fungsi umum dalam administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analis, interpersonal dan fungsi manajerial. Berikut adalah masing-masing penjelasannya:

1. Fungsi rutin: Fungsi ini menekankan pada adanya pengarsipan dan penggandaan secara minimalisir
2. Fungsi teknis: Berbeda dengan fungsi sebelumnya, fungsi ini lebih menekankan pada adanya saran atau pendapat yang ditampung, kebijakan atau keputusan tertentu dan soft skill yang dimiliki.
3. Fungsi analis: Fungsi analis membutuhkan metode dalam berfikir, baik secara kritis maupun kreatif. Disamping itu, fungsi ini juga membutuhkan kemampuan untuk memutuskan segala hal dengan cepat dan bijak.
4. Fungsi interpersonal: Didalam fungsi ini terdapat sebuah penilaian dan analisis. Kedua hak tersebut kemudian dijadikan sebagai bahan acuan untuk mengambil keputusan.
5. Fungsi manajerial: Fungsi ini memiliki berbagai macam kegiatan seperti mengukur, memberikan semangat dan motivasi, merencanakan serta mengorganisasikan sesuatu.

Demikian penjelasan porosilmu.com mengenai definisi, fungsi, tujuan, ruang lingkup serta pembahasan lengkapnya tentang administrasi perkantoran. Semoga artikel ini bermanfaat bagi semuanya dan terimakasih telah membaca.