Manajemen File: Definisi, manfaat, fungsi dan pembahasan lengkap tentang manajemen file

Definisi Manajemen File

Secara umum, definisi manajemen file adalah bentuk manajemen yang memiliki sejumlah manfaat bagi sistem operasi komputer, seperti mengendalikan file-file yang terdapat pada sebuah disk dan lain sebagainya.

Ada yang berpendapat lain bahwa manajemen file merupakan kegiatan yang dapat memberikan kemudahan dalam menjalankan organisasi atau bisnis tertentu. Kegiatan tersebut mencakup penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, penyaluran surat, perhitungan dan lain sebagainya.

Baca juga: Manajemen Operasional: Definisi, fungsi dan ruang lingkup manajemen operasional

Manfaat Manajemen File

Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari sebuah kegiatan manajemen file. Simak penjelasannya dibawah ini:

1. Meminimalisir akan terjadinya resiko terhadap hilangnya file.
2. Dengan adanya manajemen ini maka file-file yang ada akan ditata dengan rapih sesuai klasifikasi yang telah ditentukan sehingga memudahkan seseorang apabila ingin mencarinya.
3. Jenis manajemen ini juga dapat memberikan kita informasi mengenai file-file yang sudah tidak terpakai lagi sehingga tempat ruang penyimpanan masih tetap terjaga.

Fungsi Manajemen File

Selain manfaat, manajemen file juga memiliki sejumlah fungsi tertentu. Simak beberapa fungsinya pada penjelasan dibawah ini:

1. Agar file dapat digunakan secara bersamaan
2. Memudahkan seseorang untuk mengedit, menghapus dan membuat file yang baru
3. Dapat mencegah file dari hal-hal yang tidak diinginkan
4. Menjaga file secara rahasia dan aman dari hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian dan lain-lain.

Baca juga: Statistik: Definisi, tujuan, fungsi dan jenis-jenis statistik

Tujuan Manajemen File

Berikut adalah beberapa tujuan manajemen file, yaitu:
1. Melengkapi apa yang dibutuhkan bagi manajemen data
2. Mencegah data dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi
3. Support terhadap berbagai macam tipe perangkat pada input dan output 

Ruang Lingkup Manajemen File

1. Sistem sukses: Hal ini meliputi bagaimana cara sebuah data diletakkan dan disimpan hingga diakses dengan baik.
2. Manajemen file: Segala mekanisme pada file akan disimpan pada manajemen file. Mekanisme yang digunakan dapat berupa pemakaian bersama, pengaman dan lain sebagainya.
3. Manajemen ruang penyimpanan: Sesuai dengan namanya yaitu bagaimana suatu file dapat disimpan dalam tempat yang telah ditata sebelumnya.
4. Mekanisme integritas file: Segala informasi yang terdapat didalam data akan mendapatkan jaminan tertentu.

Jenis - jenis File Pada Sistem Operasi

Berikut adalah 3 jenis file yang harus anda ketahui. Simak penjelasannya berikut ini:

1. Regular File: Jenis file ini dapat dibagi lagi menjadi 2 bagian kecil, yaitu file teks dan biner.
• File teks menekankan pada adanya sebuah format txt
• File biner menekankan pada adanya sebuah eksekusi (exe) dan biner yang terdapat didalam program aplikasi tertentu. Bentuk eksekusi (exe) dapat dilacak oleh sistem operasi, sedangkan untuk bentuk biner yang dibentuk dari program aplikasi hanya dapat dilacak oleh program itu sendiri.

2. Directory File: Segala informasi yang berkaitan dengan file tertentu akan disimpan dalam jenis file ini.

3. Special File: Berbeda dengan jenis sebelumnya, jenis special file ini memiliki file tersendiri yaitu masukan atau keluaran.

Data Yang Terdapat Di dalam Sebuah Manajemen File

Ada berbagai macam data yang harus disimpan dan ditata dengan baik dalam sebuah manajemen file. Data tersebut meliputi surat perjanjian yang dilakukan oleh dua pihak atau lebih, surat keterangan yang menyatakan bahwa seseorang telah menerima atau mengirim barang kepada pihak lain, surat asuransi dan masalah hutang piutang serta segala surat yang berkaitan dengan pembayaran dan penjualan barang kepada pihak lainnya.

Dari banyaknya data yang harus disimpan dengan baik maka seorang harus dapat memperhatikan dan mengawasi data dalam file itu sendiri. Selain itu, ada beberapa upaya yang dapat dilakukan agar data file tetap aman dan mudah untuk digunakan atau diletakkan kembali, yaitu:

• Seseorang dapat menggunakan teknologi yang canggih untuk mendukung jalannya proses manajemen file tersebut
• Meminimalisir adanya penggunaan berkas atau surat yang terbuat dari kertas. Menata dan menyimpan jenis file ini umumnya membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Selain itu, seseorang juga harus menyediakan ruang dan tempat untuk menyimpan file-file yang berbentuk kertas tersebut.
• Memastikan bahwa proses yang dilakukan dalam sebuah manajemen file berjalan dengan efisien dan efektif sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.

Baca juga: Manajemen Pemasaran: Definisi, konsep, fungsi dan tujuan manajemen pemasaran

Tips Melakukan Manajemen File

Dari penjelasannya sebelumnya kita dapat mengetahui bahwa dengan adanya manajemen file maka segala data yang berada didalam file dapat tersimpan dan disusun rapih berdasarkan kategorinya masing-masing. Namun, kami memiliki sejumlah tips yang dapat anda gunakan dalam melakukan manajemen file. Simak dibawah ini:

1. Membuat dokumen file dengan format dan nama penyimpanan
2. Menentukan teknik konversi yang tepat untuk file
3. Berhenti untuk menggunakan converter dengan sistem tidak berbayar
4. Harus mampu menguasai windows explorer
5. Menata setiap klasifikasi file dengan baik
6. Menggunakan shortcuts bila perlu
7. Support terhadap aplikasi dropbox, google drive dan lain sebagainya

Demikian penjelasan porosilmu.com mengenai definisi, manfaat, fungsi dan pembahasan lengkap tentang manajemen file. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi semuanya. Terimakasih telah membaca.