Arsip: Definisi, fungsi, ciri-ciri, jenis-jenis serta pembahasan lengkap

Definisi Arsip

Secara umum, definisi arsip adalah suatu catatan yang berbentuk tulisan, hasil ketikan atau bahkan catatan yang berbentuk cetakan yang ditulis dengan huruf, angka maupun sisipan gambar. Catatan-catatan tersebut memiliki makna dan tujuan tertentu, hal itu didasari karena catatan tersebut berisi suatu informasi serta komunikasi yang terekam. Alat yang dimaksud adalah berupa kertas, media komputer, kertas film dan lain sebagainya.

Tahukah anda bahwa definisi arsip telah dijelaskan pada Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009? Menurut UU tersebut, arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau kejadian yang ditampilkan dalam berbagai macam media dan bentuk, hal itu disesuaikan oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Banyak yang mengira bahwa arsip merupakan hal yang serupa dengan bahan pustaka yang berada si perpustakaan. Pada pelaksanaannya, kedua hal tersebut memiliki makna yang tersendiri.

Baca juga: Manajemen Biaya: Definisi, Tujuan dan Manfaat, Konsep Manajemen Biaya, Pembahasan Lengkap

Definisi Arsip Menurut Para Ahli

Berikut adalah beberapa ahli yang pernah menjelaskan definisi arsip.  Simak penjelasannya berikut ini.

1. The Liang Gie
Definisi arsip menurut pendapat beliau adalah sekumpulan warkat yang ditata dengan rapih dan teratur, karena hal tersebut sangat bernilai  serta memudahkan dalam penggunannya, mencari serta menemukannya.

2. Sularso Mulyono
Definisi arsip menurut pendapat beliau adalah kertas-kertas yang ditempatkan pada ruang penyimpanan. Penyimpanannya harus baik dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan sehingga hal tersebut dapat memudahkan pengarsipan. Kertas dapat cepat dan mudah ditemukan kembali dalam ruang penyimpanan.

3. Agus Sugiarto
Definisi arsip menurut pendapat beliau adalah dokumen yang dikumpulkan dan disimpan secara teratur dan terencana karena hal tersebut memiliki suatu nilai kegunaan dalam pelaksanaan pencarian arsip.

4. I. G. Wursanto
Definisi arsip menurut pendapat beliau adalah adanya suatu hal yang harus di urus, di atur. Hal tersebut dilakukan dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip dapat mudah dan cepat untuk ditemukan kembali.

5. Yohannes Suraja
Definisi arsip menurut pendapat beliau adalah suatu catatan peristiwa atau hak yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok. Dengan kata lain, catatan tersebut dapat dibuat atau diterima oleh beberapa pihak seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Baca juga: Ekonomi Manajerial: Definisi, Ruang Lingkup, Tujuan Beserta Contoh Ekonomi Manajerial

Fungsi Arsip

Dari penjelasan sebelumnya kita dapat mengetahui bahwa perusahaan dapat menggunakan arsip dengan tujuan agar kegiatan yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, arsip juga dapat membuat segala pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan menjadi mudah dan tidak terbebani oleh arsip-arsip yang sudah tidak dipakai lagi.

Dari penjelasan sebelumnya kita juga dapat mengetahui bahwa arsip memiliki nilai guna tersendiri. Hal tersebut dapat dibedakan menjadi 2 fungsi yang berbeda, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. Simak penjelasannya berikut ini.
• Fungsi primer: Pada fungsi ini, nilai guna arsip dapat dilihat pada suatu kepentingan atau alasan mengapa arsip tersebut dibuat dan lain sebagainya. Di dalam fungsi primer ini terdapat nilai guna administrasi, keuangan, hukum, teknologi serta nilai guna yang bersifat ilmiah.
• Fungsi sekunder: Berbeda dengan fungsi sebelumnya. Pada fungsi ini, arsip lebih didasarkan atas kepentingan subjek atau beberapa pihak tertentu seperti instansi, perorangan. Selain itu, fungsi arsip ini dapat dijadikan sebagai alat bukti seperti nilai guna pembuktian dan informasional.

Tahukah anda bahwa fungsi arsip telah dijelaskan pada undang-undang Nomor 7 Tahun 1971? Di dalam UU tersebut, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 bagian. Simak penjelasannya dibawah ini.

1. Fungsi dinamis
Dikatakan sebagai fungsi dinamis karena dalam pelaksanaannya, arsip dibutuhkan dan dimanfaatkan langsung bagi perusahaan. Selain itu, nilai dan makna arsip juga dapat berubah-ubah. Fungsi dinamis membagi 3 jenis arsip lagi, yaitu arsip aktif, semi aktif dan arsip in-aktif. Ketiga jenis arsip tersebut digunakan atas kebutuhannya masing-masing.

2. Fungsi statis
Fungsi arsip yang satu ini sangat berbanding terbalik dengan fungsi yang sebelumnya. Dalam pelaksanaannya, arsip tidak digunakan secara langsung baik dalam prosesnya maupun pelaksanaannya itu sendiri. Dengan kata lain, perusahaan sudah tidak menggunakan arsip pada kehidupan sehari-harinya lagi.

Baca juga: Manajemen Agribisnis: Definisi, Ruang Lingkup, Fungsi, Aspek serta Pembahasan Lengkap

Ciri - Ciri Arsip

• Bersifat autentik, yaitu informasi yang diarsip berdasarkan kejadian yang sebenarnya. Informasi tersebut dapat berupa waktu, tempat, tujuan dari adanya kegiatan dan lain sebagainya.
• Bersifat legal
• Memiliki ciri-ciri unik, karena dalam pelaksanaannya arsip tidak dibuat secara massal
• Dipercaya

Jenis - jenis Arsip

Jenis - jenis arsip dibedakan menjadi 5 bagian , yaitu arsip dinamis, aktif, in aktif, statis dan duplikasi. Simak penjelasannya berikut ini:
1. Arsip dinamis: Jenis arsip ini dapat digunakan secara langsung
2. Arsip aktif: Penggunaan arsip dinamis yang dilakukan secara terus menerus
3. Arsip in aktif: Menurunnya penggunaan arsip dinamis
4. Arsip statis: Jenis arsip ini tidak dapat digunakan secara langsung
5. Arsip duplikasi: Arsip yang memiliki bentuk dan isi yang mirip dengan arsip aslinya.

Demikian penjelasan porosilmu.com mengenai definisi, fungsi, ciri-ciri, jenis-jenis serta pembahasan lengkap mengenai arsip. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi semuanya. Terimakasih telah membaca.