Memahami Pengertian, Tujuan dan Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Mempelajari Pemeliharaan Tata Ruang Kantor

Ruang kantor adalah salah satu tempat paling penting yang digunakan untuk melakukan aktivitas kerja. Perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini pun menuntut penerapan tata ruang kantor yang tepat untuk dapat meningkatkan produktivitas kerja.

Sebelum memasuki pembahasan lebih lanjut, apa saja ya pengertian dari tata ruang kantor itu?

Pengertian tata ruang kantor

Pengertian tata ruang kantor banyak didefinisikan oleh para pakar yang berkaitan di bidangnya. Salah satunya adalah George R Terry yang menjabarkan pengertian tata ruang kantor di dalam bukunya yang berjudul ‘Office Management and Control’ tahun 1958.

Pengertian tata ruang kantor tersebut adalah “office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.”

Pengertian ini artinya adalah bahwa tata ruang kantor merupakan penentuan tentang kebutuhan – kebutuhan ruang dan tentang menggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk dapat menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor – faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Dengan kata lain, tata ruang kantor ini juga dapat dikatakan sebagai suatu bentuk pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor lain pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, leluasa, nyaman serta bebas untuk bergerak, demi tercapainya efisiensi kerja.

Tujuan pengaturan tata ruang kantor

Pengaturan tata ruang kantor yang tepat ini lah yang diyakini dapat membuat pelaksanaan pekerjaan kantor bisa diatur secara tertib dan juga lancar. Dengan tertib dan lancarnya kegiatan ini, maka komunikasi kerja pegawai juga bisa semakin lancar. Sekaligus, koordinasi dan pengawasan pegawai juga bisa dilakukan dengan semakin mudah. Pada akhirnya, hal ini bisa menciptakan efisiensi kerja.

Bila dirinci lebih lanjut, maka tujuan dari pengaturan tata ruang kantor ini bisa diuraikan sebagai berikut :

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena prosedur kerja yang dapat dipersingkat.

2.      Menjamin lancarnya proses pekerjaan terkait.

3.      Memungkinkan penggunaan ruang kerja secara efisien.

4.      Mencegah para pegawai di bagian yang berbeda merasa terganggu oleh publik yang hendak menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lain yang mungkin timbul.

5.      Menciptakan suasana bekerja yang nyaman bagi para pegawai.

6.      Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor tersebut.

7.      Mengusahakan adanya keleluasan, terutama bagi :

·         Gerakan pegawai yang sedang bekerja

·         Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu

·         Kemungkinan perkembangan an perluasan kegiatan di kemudian hari.

Baca juga: Pengertian dan Konsepsi Tata Usaha

Asas – asas pokok tata ruang kantor

Di dalam pengaturan tata ruang kantor terdapat beberapa asas tertentu yang perlu dipenuhi agar penataannya bisa lebih baik. Di dalam buku berjudul Practical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther menyampaikan beberapa asas – asas pokok tata ruang kantor yakno sebagai berikut :

1.      Asas jarak terpendek

Asas jarak terpendek ini adalah tentang bagaimana seharusnya jarak terpendek antara dua titik dalam satu garis lurus yang harus diatur.

2.      Asas rangkaian kerja

Asas rangkaian kerja ini dimaksudkan untuk mengatur bagaimana penempatan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut – urutan penyelesaian pekerjaan sehingga bisa berjalan efisien.

3.      Asas penggunaan segenap ruangan

Pada asas penggunaan segenap ruangan ini, bila dimungkinkan tidak ada ruang yang tidak terpakai. Hal ini tak hanya berlaku pada luas lantai saja tapi juga secara vertikal ke bawah.

4.      Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas perubahan susunan tempat kerja ini artinya apabila suatu ketika diperlukan perubahan, maka dapat dirubah dengan mudah. Ruang kantor bisa saja terpaksa harus dirubah karena :

·         Perubahan proses kerja atau prosedur kerja kantor

·         Penemuan teknologi baru, dan lain sebagainya.

Sumber : Tjandra, Sheddy N dll. 2008. Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK. Semarang : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan – Departemen Pendidikan Nasional.