Asas dalam Penyaluran Logistik dalam Pergudangan
Agar penyaluran logistik dapat mendukung efisiensi dan
efektivitas unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, maka penyalur
logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan asas - asas dalam penyaluran logistik.
Pada dasarnya, kegiatan distribusi logistik merupakan
kelanjutan dari penyimpanan atau pergudangan logistik. Hal ini juga berarti
bahwa kegiatan penyaluran logistik juga merupakan rangkaian dari pergudangan
atau penyimpanan logistik.
Oleh karena itu, agar kegiatan penyaluran logistik berjalan
lancar, efektif dan efisien maka diperlukan asas - asas atau pedoman yang harus
dipatuhi. Penyaluran logistik bukan hanya sekedar menyalurkan barang dari suatu
pihak ke pihak lain. Lebih dari itu, penyimpanan logistik juga berkaitan dengan
perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat demi mencapai
efisiensi sesuai tujuan organisasi.
Lukas dan Rumsari (2004: 100-101) berpendapat bahwa dalam
rangka mendukung efisiensi dan efektivitas kerja, maka setiap unit kerja maupun
organisasi secara keseluruhan yang terlibat dalam penyaluran logistik, harus
memperhatikan dan mengimplementasikan asas - asas penyaluran logistik.
Asas - Asas Penyaluran Logistik tersebut, meliputi :
1# Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang
disampaikan
Asas ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampai
erat kaitannya dengan penyaluran logistik. Penyaluran ini harus sesuai dengan
jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Barang yang dipesan,
jangan sampai nanti setelah diterima pihak pemesan berbeda antara jenis dan
spesifikasinya.
Asas ini menjadi asas yang sangat penting karena secara
fungsional, asas ini bertujuan untuk mencapai batas “optimal”, baik dalam
hal kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu, asas ini juga memperhatikan aspek
efisiensi baik dari segi waktu, tenaga maupun finansial. Apabila terjadi
kesalahan pada asas ini, maka akibatnya bisa sangat fatal terhadap aktivitas
kerja organisasi.
2# Ketepatan nilai logistik yang disampaikan
Dalam asas ketepatan nilai logistik yang disampaikan, hal
yang perlu diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak
lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula.
Asas ini erat kaitannya dengan pertimbangan terkait
pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu, apabila kita lalai
dalam memenuhi asas ini, nantinya proses aktivitas organisasi dapat terganggu.
3# Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
Asas ketepatan jumlah logistik yang disampaikan dalam
penyaluran logistik sangat perlu memperhatikan ketelitian jumlah barang yang
dikirimkan. Alangkah baiknya apabila barang yang dikirim tidak kurang juga
tidak lebih dari yang seharusnya, atau sesuai dengan permintaan dan kebutuhan.
Apabila nantinya barang yang dikirim melebihi jumlah yang
ditentukan, maka hal ini dapat mengakibatkan pemborosan. Begitu pula sebaliknya,
apabila barang yang dikirim kurang dari yang diperlukan, maka dapat menghambat
aktivitas kerja organisasi.
4# Ketepatan waktu penyampaian
Asas ketepatan waktu penyampaian sangat perlu memperhatikan
perhitungan waktu yang digunakan dalam mendistribusikan barang-barang logistik.
Jangan sampai barang yang dikirimkan terlambat datang dari waktu yang
seharusnya.
Jika hal ini terjadi, akibatnya bisa cukup fatal karena
menyebabkan terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Padahal,
aktivitas kerja organisasi yang terhambat bisa sangat luas dan menyeluruh
terhadap semua bidang yang terkait.
5# Ketepatan tempat penyampaian
Dalam asas ketepatan tempat penyampaian, hal yang perlu diperhatikan
adalah ketepatan tempat penyampaian barang - barang logistik, sesuai yang
dibutuhkan. Jangan sampai barang yang dikirimkan bisa salah tujuan atau bahkan
tertukar dengan tempat atau unit kerja lainnya.
Jika terjadi ketidaktepatan atas asas ini, akibatnya bukan
hanya akan mengganggu aktivitas kerja organisasi bersangkutan saja, melainkan
dapat pula berdampak pada unit kerja lainnya. Oleh karena itu, asas ketepatan
tempat penyampaian menjadi asas yang sangat penting dalam proses pesdistribusian
barang-barang logistik.
6# Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Asas ketepatan kondisi logistik yang disampaikan artinya bahwa
barang yang disampaikan harus siap pakai (“ready for use”). Ini karena
barang -barang logistik tersebut diperlukan dalam rangka mendukung efektifitas
dan efisiensi kerja dari organisasi.
Agar barang dapat selalu siap digunakan atau siap pakai, maka
dibutuhkan pemeliharaan dan perawatan barang selama barang ada dalam
penyimpanan atau gudang.
Langkah Pendistribusian Logistik
Dalam penyaluran logistik di pergudangan, memang ada banyak
hal yang perlu diperhatikan. Selain memperhatikan asas - asas tersebut, ada hal
lain yang perlu diperhatikan, yakni mengenai proses kegiatan dan administrasi
distribusi logistik itu sendiri.
Langkah-langkah atau proses pendistribusian logistik harus
diperhatikan dengan baik. Ada pun, langkah pendistribusian logistik, yakni :
1# Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari
pejabat yang berwenang.
Surat pengadaan logistik dari pejabat yang berwenang perlu
untuk diteliti dan dipastikan kejelasannya. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui secara pasti tentang logistik - logistik yang dapat disalurkan
kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.
2# Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang
telah disetujui
Proses berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik barang
-barang yang telah disetujui. Dalam proses ini, dilakukan pengambilan dan
pengelompokan barang-barang yang sesuai dengan permintaan dari unit-unit kerja
yang membutuhkan.
Selain itu, di tahap ini juga perlu dilakukan pengecekan
kembali terhadap logistik yang akan disalurkan. Pengecekan tersebut dilakukan
dengan cara dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun dari
kondisi barang tersebut.
3# Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.
Logistik kemudian dibawa ke tempat khusus. Tempat khusus
yang dimaksud di sini adalah tempat yang dipergunakan sebagai tempat persiapan dalam
penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.
4# Penyerahan logistik kepada unit kerja yang
membutuhkan.
Terakhir, penyalura logistik dilakukan dengan penyerahan
logistik kepada unit kerja yang memerlukan. Tahap ini dapat dilakukan dengan
dua cara, yakni unit kerja yang membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur
atau dengan penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.
Tujuan Sistem Distribusi
Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik, maka
diperlukan pula suatu jadwal untuk distribusi barang. Tujuan utama penjdadwalan
ini adalah untuk mendukung kelancaran distribusi, sekaligus agar suatu
organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan
perencanaan.
Dalam distribusi dikenal pula adanya sistem-sistem
distribusi. Tujuan dari sistem distribusi yang dilakukan tersebut, meliputi :
1# Dalam hal pelayanan pelanggan.
Dalam hal pelayanan pelanggan, sistem distribusi bertujuan
agar waktu tunggu penyerahan menjadi tepat, pengamanan terhadap ketidakpastian
permintaan, serta memberikan bermacam barang yang diperlukan.
2# Efisiensi
Dapat pula diperoleh efisiensi dalam hal ongkos transportasi
minimum, tingkat produksi dari pengisian pesanan, ukuran dan lokasi
penyimpanan, serta akurasi data inventori.
3# Investasi inventori minimum
Investasi inventori minimum ini artinya stok pengamanan yang
diperlukan dapat mencapai jumlah minimum.