Pengertian dan Konsepsi Tata Usaha
Di dalam suatu organsisasi atau kantor, selain dibutuhkan para pelaksana tugas pokok, dibutuhkan pula para pelaksana tugas penunjang. Tugas penunjang ini misalnya seperti tugas pekerjaan kantor atau office work.
Pengertian Tata Usaha
Pekerjaan kantor ini juga sering disebut sebagai tata usaha. Secara sederhana, pengertian tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Pekerjaan kantor ini menurut G.R. Terry, meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat -warkat tertulis dan laporan -laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Sementara William Hendry Leffing Well dan Edwin Robinson, juga menyatakan hal yang senada mengenai pengertian tata usaha, yakni bahwa pekerjaan kantor berkenaan pertama -tama dengan warkat -warkat dari badan usaha, pembuatan warkat -warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.
Dari berbagai pengertian tata usaha ini, dapat diketahui bahwa pekerjaan kantor yang dilakukan bertalian erat dengan warkat -warkat dan bahan keterangan atau informasi. Meski demikian, ada juga tugas -tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor
Konsepsi Tata Usaha Menurut The Liang Gie
The Liang Gie berpendapat bahwa tata usaha intinya adalah tugas pelayanan yang berkenaan dengan keterangan -keterangan yang berwujud enam pola perbuatan. Enam pola perbuatan dalam konsepsi tata usaha ini, meliputi : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan.
1) Menghimpun
Menghimpun yakni kegiatan -kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di berbagai tempat, sehingga dapat siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2) Mencatat
Mencatat yakni kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis yang ada, keterangan -keterangan yang diperlukan, seihngga berwujud tulisan yang bisa dibaca, dikirimkan, dan disimpan.
Dalam perkembangan teknologi modern seperti era saat ini, kegiatan ini termasuk pula mencatat materi keterangan -keterangan dengan alat -alat perekam suara atau pun video sehingga bisa didengar atau dilihat kembali.
3) Mengolah
Mengolah adalah bermacam -macam kegiatan mengerjakan keterangan -keterangan dengan maksud untuk menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan
Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang dibutuhkan.
5) Mengirim
Mengirim dalam konsepsi tata usaha ini adalah kegiatan untuk menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
6) Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan -keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
