Contoh Surat Penagihan Pembayaran

Cara Membuat Surat Penagihan Pembayaran

Surat penagihan pembayaran merupakan surat yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli yang berisi tentang peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian

Di dalam praktek bisnis dan perdagangan, ada kalanya proses jual beli barang dilakukan secara kredit. Artinya, barang akan dikirimkan terlebih dahulu, baru kemudian pembayarannya dilakukan setelah beberapa waktu kemudian sesuai kesepakatan.

Dalam proses kredit ini, pihak yang mempunyai tanggungan untuk membayar atau pembeli ini disebut debitor, sementara pihak penjual disebut pihak kreditor.

Walau pun kesepakatan waktu pembayaran telah disepakati sebelumnya, sering terjadi dengan bebagai alasan, debitor tidak membayar hutangnya tepat waktu pada tanggal jatuh tempo.

Ketika hal itu terjadi, maka seorang kreditor dapat mengirimkan surat penagihan pembayaran. Upaya ini dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan agar piutang dapat diterima pembayarannya. Karenanya, agar pembayaran tersebut dapat diterima, maka dalam melakukan penagihan perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.

Surat penagihan dapat dibuat dalam berbagai penekanan yang bergantung pada status piutang yang bersangkutan. Status piutran tersebut berarti apakah piutang tersebut telah jatuh tempo atau telah lewat jatuh tempo.

Surat penagihan pembayaran ada beberapa jenis. Berikut adalah beberapa jenis surat penagihan pembayaran yang ada :

a.       Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.    

Surat penagihan jenis ini umumnya dikirim secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Surat ditulis dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar seperti yang telah dibahas dimuka.

b.      Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.

Surat penagihan ini biasanya dikirimkan untuk debitor yang memiliki piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya.

c.       Surat penagihan yang bersifat teguran.

Surat penagihan ini dikirim apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan tahap kedua. Jika kreditor sudah mengirimkan surat teguran, biasanya disertai juga dengan sanksi bisnis.

Karena surat penagihan pembayaran harus bersifat obyektif, maka harus disertakan pula informasi mengenai piutang yang harus bersumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Surat penagihan yang dibuat harus berdasarkan data kartu piutang yang terlebih dulu harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait. Seperti misalnya faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kontrak Rumah

Syarat menyusun surat penagihan

Syarat menyusun surat penagihan adalah :

a.       Mencantumkan nomor faktur yang belum dilunasi pembayarannya

b.      Mencantumkan jumlah uang yang belum dilunasi

c.       Mencantumkan waktu kesanggupan pembayaran

d.      Mencantumkan tanggal kesanggupan pembayaran

Agar lebih jelas, berikut adalah contoh surat penagihan pembayaran.

 

Contoh Surat Penagihan Pembayaran

PT ANDALAS BIG BANG

Jalan Raden Mas Said 99

Kec. Muaro Kab. Bungo, Palangkaraya

Telp. / Fax. (0748) 3434343

http://www.andalasbidbang.co.id , E-mail: andalasbigbang@gmail.co.id

 

Nomor             : 555/ABB/II/2016                                          29 Februari 2016

Perihal             : Penagihan Pembayaran                                            

Yth. Kepala Wilayah Surabaya

PT Waskiya Karya

Jalan Ring Road Utara Km. 9 No. 111

Magelang

Dengan hormat,

Menurut catatan kami, ternyata Saudara belum melunasi faktur kami, No 99/I/16 tanggal 11 Januari 2016 sebesar Rp. 17.890.000 (tujuh belas juga delapan ratus sembilan puluh ribu rupiah), yang seharusnya selesaikan tanggal 19 Februari 2016.

Berhubung waktu pembayaran sudah lewat sepuluh hari, kami mengingatkan agar Saudara segera membayar faktur tersebut melalui Bank Negara Indonesia 46 cabang setempat.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

TTD

Andi Lulu Raka

Pimpinan