Simbol Simbol dalam Prosedur Pekerjaan Kantor

Kenali Aneka Simbol yang Sering Digunakan dalam Prosedur Kantor

Suatu kantor umumnya memiliki pekerjaan yang sangat bervariasi. Variasi pekerjaan tersebut dapat meliputi berbagai bentuk serta susunan pekerjaan yang cukup rumit dan panjang. Tentunya, agar semua pekerjaan ini dapat berjalan lancar dan efisien, suatu penyederhanaan pekerjaan kantor sangat diperlukan.

Penyederhanaan pekerjaan kantor berfungsi agar setiap pekerjaan beserta bagiannya dapat dicapai secara maksimal, dengan menggunakan materi seefisien mungkin dan seefektif mungkin.

Pekerjaan kantor sudah seharusnya bebas dari birokrasi dan hal lain yang berbelit-belit. Karenanya, prosedur- prosedur kantor harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana.

Ada banyak teknik dan cara yang dapat dilakukan dalam penyederhanaan kantor. Pada intinya, penyederhanaan kantor harus didasarkan pada penerapan akal sehat secara terorganisasi guna meniadakan pemborosan apapun juga, termasuk pemborosan waktu, energi, ruangan, bahan, ataupun alat-alat.

Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam penyederhanaan prosedur pekerjaan kantor ini adalah penggunaan simbol -simbol. Karenanya, ada simbol simbol dalam prosedur pekerjaan kantor yang memang umum digunakan.

Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur ada beberapa. Berikut adalah beberapa simbol dalam prosedur pekerjaan kantor yang perlu kita ketahui :

1. Lingakaran Besar

Lingkaran besar menunjukkan operasi atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di bagian tengah lingkaran dibubuhi huruf, maka dapat berarti lebih khusus. Berikut arti dari huruf yang dapat diletakkan dalam lingkaran besar :

a.       C = bararti harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk)

b.      M = berarti dikerjakan dengan mesin

c.       T = artinya dikerjakan dengan mesin ketik

2. Belah ketupat

Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond ini adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check) mengenai mutu atau kualitas.

3. Segi empat bujur sangkar

Segi empat bujur sangkar digunakan untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas.

4. Huruf D

Huruf D adalah singkatan dari delay. Simbol ini artinya penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

5. Segitiga tunggal terbalik

Suatu segitiga tunggal terbalik digunakan untuk menunjukkan penyimpanan (storage) secara tetap.

6. Segitiga double terbalik

Segitiga double terbalik adalah simbol untuk menunjukkan penyimpanan sementara waktu.

7. Lingkaran kecil

Lingkaran kecil artinya pemindahan atau pengangkutan.

8. Anak panah

Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atau arus suatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.

Manfaat penggunaan simbol simbol dalam prosedur pekerjaan kantor

Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja. Adapun manfaat dari penggunaan simbol -simbol tersebut, yakni untuk mengetahui :

1.      Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang bagaimana yang akan diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas.

2.      Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaikan setiap tahap atau jenis pekerjaan yang dilakukan, maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian tugas yang dilakukan.

3.      Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan suatu pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.

4.      Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan.

5.      Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

6.      Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

7.      Adanya kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.