Memahami Jenis – Jenis Dokumen dalam Administrasi Perkantoran
Dalam adminstrasi perkantoran, dokumen adalah salah satu bagian penting. Dokumen ini mencakup segala surat – surat atau benda – benda berharga yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan.
Dalam pembagiannya, ada beberapa jenis dokumen yang dibedakan menurut hal – hal tertentu. Jenis – jenis dokumen tersebut dibedakan berdasarkan kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya.
Jenis - Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan
Dokumen berdasarkan kepentingannya dapat terdiri dari dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah serta doumen pemerintah, dengan keterangan sebagai berikut :
a. Dokumen pribadi
Dokumen probadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi atau perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah
b. Dokumen niaga
Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, packing list, obligasi, saham, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading dan letter of credit.
c. Dokumen sejarah
Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah : fosil, tugu, rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan perjanjian kerjasama antar Negara.
Baca juga: Contoh Surat Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi
a. Dokumen dinamis
Dokumen dinamis yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 macam dokumen dinamis yang meliputi dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.
b. Dokumen statis
Dokumen statis merupakan suatu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dapat terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat. Dengan penjelasan sebagai berikut:
- Dokumen literer merupakan dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan didalam perpustakaan). Contoh dokumen literar : buku, majalah dan film
- Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah (dokumen ini dikumpulkan dimuseum). Contoh dokumen korporil : arca, patung, pakaiam adat, uang kuno, keris.
- Dokumen privat merupakan dokumen yang berupa surat / arsip (disimpan dengan system kearsipan). Contoh dokumen privat : surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.
Dari ketiga macam dokumen yang ada tersebut, yang termasuk dalam dokumen kantor adalah dokumen privat.
