Melakukan Penataan Dokumen Secara Baik dan Benar

Dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, penataan dokumen adalah hal yang penting. Dokumen yang tertata dengan rapi akan membantu sebuah instansi untuk mengelola arsip dengan baik serta menjalankan kegiatan usahanya secara lebih efektif dan efisien.

Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa cara penataan sistem dokumen diantaranya yang paling populer adalan penataan dokumen dengan sistem nomor.

Penataan Dokumen Sistem Nomor

Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara penyimpanan arsip berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang bersangkutan. Dalam penataan dokumen sistem nomor, terdapat beberapa pengembangan.

Pengembangan sistem nomor :

a. Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1 sampai nomor - nomor berikutnya secara urut.

Baca juga: Aneka Macam Cara Melipat Surat

b. Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip disimpan dengan memperhatikan dua nomor terakhir, dimana dua nomor terakhir yang sama dihimpun / disimpan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor terakhir dijadikan indeksnya.

c. Middle digit filing

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor di tengah yang sama dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan ditempatkan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.

d. Duplex numerical filling

Dalam duplex numerical filling, sistem penataan berkas menggunakan dua atau lebih kelompok nomor kode, setiap bagian kelompok dipisahkan dengan garis atau koma, atau titik, atau diberi jarak. Sistem duplex digunakan untuk sistem - sistem subjek atau wilayah yang memakai pembagian sub - sub divisi pada setiap kelompoknya.